Digitale si, ma la vecchia carta e penna?

Se mi conosci o hai esplorato in qualche modo il mio blog, sai che sono una persona che utilizza in modo importante la tecnologia.

Gli strumenti digitali mi accompagnano sul lavoro e nella vita quotidiana e li ritengo molto utili, a patto di utilizzarli in modo proficuo senza che questi siano dei “fagocitatori” del tempo. A questo proposito vai a leggere questo post.

Oggi però voglio soffermarmi su un aspetto che a volte sottovaluto oppure dò per scontato: non sempre è opportuno utilizzare solo strumenti digitali. Carta e penna non vanno abbandonati, ma integrati in modo intelligente. Vediamo perché.

Il così detto mondo “paperless”, cioè “senza carta” fino a qualche anno fa era utopico, oggi però è possibile coniugare i buoni vecchi metodi con la digitalizzazione.

Se vogliamo raggiungere un livello di produttività decisamente elevato, dobbiamo considerare di adottare un sistema che integri strumenti digitali e analogici.

Pensiamo per un attimo a quello che è successo con gli strumenti digitali.

Una evoluzione negli strumenti di scrittura è ad esempio l’Apple Pencil

Moleskine ha integrato i suoi quaderni con il digitale

Ci sono servizi che copiano in cloud interi quaderni

Penne che scrivono normalmente ed allo stesso tempo registrano in digitale

La carta ha però molti vantaggi:

  • Non ci sono “funzioni”, menu, combinazioni di tasti, da memorizzare
  • La formattazione la decidiamo mentre scriviamo
  • L’accesso è velocissimo: qualsiasi app, software o dispositivo hardware sarà sempre più lento di un bloc-notes.
  • Gli scritti su carta sono sempre leggibili. Certo, oggi con il digitale possiamo ampliare al massimo la nostra “memoria”, ma pensiamo ad esempio se dovessimo leggere oggi un nostro scritto fatto alcuni anni fa con una applicazione desueta o memorizzato su un floppy disk (a patto di sapere cos’è). Non sarebbe possibile…
  • Non ci sono distrazioni. Scrivere su un dispositivo elettronico ci espone ad un numero di notifiche elevato, che spesso non possiamo neppure disabilitare.
  • Scrivendo sul nostro bloc-notes lavoriamo in mono-tasking: questo ci permette di essere più concentrati, meno stressati e quindi più produttivi.
  • E’ più salutare. Gli schermi, anche se in minima parte, affaticano di più la nostra vista.

I vantaggi del digitale li conosciamo molto bene.

Per questo motivo, al fine di trarre il massimo vantaggio, riuscire ad organizzarsi con un metodo che integri sistemi on-line (tool digitali) e off-line (bloc-notes ed altri) è una sfida interessante e divertente che – se vinta – porta innumerevoli benefici.

Esiste un metodo che prendo in prestito, chiamato The Medium Method, che può essere un buon punto di partenza da studiare. Ecco come funziona.

Cosa serve:

  • un bloc-notes (io utilizzo un quaderno formato A5 tipo Moleskine)
  • post-it
  • app per gestire le “cose da fare”
  • app per le note

Non entro nel dettaglio del metodo, mi soffermo sul funzionamento base.

  • il bloc-notes è il fulcro di tutto, dove vengono presi gli appunti e le note giornaliere. Fondamentale è, su ogni pagina, indicare in alto la data alla quale fanno riferimento i contenuti
  • i post-it hanno la funzione di indicare le cose da fare
  • l’applicazione per gestire le cose da fare registra tutti i task
  • Il programma per le note (io uso Evernote) memorizza tutte le informazioni che riteniamo più importanti, prese dal bloc-notes principale

Il sistema prevede che ogni sera vengano copiati gli appunti più importanti dal taccuino su Evernote, completate le cose da fare ed aggiunte quelle nuove.

Devo dire però che personalmente questo flusso non piace particolarmente. Credo si possa migliorare in qualche modo….

Quindi cosa devo fare?

In definitiva, è fondamentale non lasciare carta e penna ma integrare questi strumenti con tool digitali.

Scegli gli strumenti digitali

Restano sempre indispensabili uno strumento per memorizzare le note ed uno per le cose da fare.

Scegli gli strumenti analogici

Il block notes è indispensabile, ecco perchè deve essere pratico, sempre a portata di mano, facile da utilizzare e comodo.

Prova un wokflow, testalo, cambialo e riprovalo

Il flusso di lavoro che usi, farà la differenza. Sono necessarie varie prove, perché è impossibile trovare la giusta soluzione subito.

Ti suggerisco il mio, prendo solitamente gli appunti, le note, le idee sul block notes, segno le cose da fare sui post-it ma poi scansiono le note e le trasferisco sull’applicazione (solo quelle più importanti) in modo da poterle ricercare più facilmente. Quindi aggiorno la lista delle cose da fare sull’applicazione.

Ti potrà sembrare un inutile perdita di tempo e duplicazione di operazioni, non è così, perchè il fatto di attivare una metodica e di “rivedere” il tuo lavoro ti focalizza sulle cose più importanti, senza trascurare che la mente visivamente riordina le cose e soprattutto quello che ritenevi importante alle 9.00 di mattina, potrebbe non esserlo alle 9.00 di sera e viceversa.

Applica un metodo, quello che ritieni migliore per te, fallo diventare un’abitudine, questo ti farà risparmmiare tempo e sarai più proattivo.

Buona elevazione.

Permetti di presentarmi, mi chiamo Antonio Finocchi, mi definisco un Agevolatore di Business, un Aggregatore di Relazioni, mi occupo di Economia Collaborativa.
Sono imprenditore dal 1984, le mie aziende sono tuttora floride e sul mercato, le mie intuizioni imprenditoriali hanno generato format e attività di importante livello.
Mi occupo di mentoring, trasferimento professionale di esperienze, credo fermamente che “puoi trasferire solo ciò che hai fatto di persona”.
Sono il creatore di Imprenditore Evoluto(R) e Time Voucher(R) e dell’ultima realtà imprenditoriale (OPEN) che si occupa di Marketing Strategico e Consulenza Imprenditoriale.
Se vuoi conoscere qualcosa di più su di me visita il mio sito e quello della mia azienda.
Continua a seguirmi!

La legge delle priorità

Prendo spunto da Brian Tracy relativamente alle priorità.
La capacità di fissare priorità chiare e precise nel tempo avrà effetti sensibili sulla qualità della tua vita.
Il modo peggiore di utilizzare il proprio tempo consiste nel fare molto bene ciò che non è affatto necessario fare.

Secondo il principio di Pareto, il venti per cento delle tue attività rappresenta l’ottanta per cento del loro valore.

Questo significa che se hai un elenco di dieci cose da fare, due di esse avranno un valore maggiore rispetto alle altre voci considerate.

Per realizzare grandi cose, è fondamentale concentrarsi sulle poche attività che attribuiscono maggior valore alla tua vita e al tuo lavoro.

Qualunque cosa tu faccia, genera delle conseguenze; per stabilire qual è il valore di ogni singola priorità del tuo elenco è sufficiente che ti domandi cosa accadrebbe nel caso tu facessi o meno quella determinata cosa.

Le attività importanti producono effetti significativi sulla tua vita e sulla tua carriera.

Al contrario, le scelte meno rilevanti hanno conseguenze limitate o di scarso valore sulla tua esistenza e sul tuo percorso professionale.

Il segno distintivo di una mente superiore consiste nella capacità di considerare tutte le possibili conseguenze, prima di agire.

Chiediti continuamente: “In che modo posso utilizzare al meglio il tempo di cui dispongo?”.

Qualunque sia la risposta, mettila in pratica.

Se sarai in grado di svolgere quei pochi compiti che fanno la differenza, avrai sviluppato la qualità fondamentale, che renderà possibile tutto il resto.

Come mettere subito in pratica questa legge 

1. Elenca tutte le attività di cui ti occupi nell’ambito del tuo lavoro. A questo punto, analizza l’elenco e seleziona da tre a cinque compiti, che siano più importanti della somma di tutti gli altri.

2. Immagina che alla fine del mese riceverai un bonus di centomila dollari, se riuscirai a concentrarti sulle tue massime priorità in ogni momento della giornata. In che modo potrebbero spingerti a modificare il tuo comportamento? Quali cose faresti in modo diverso?

Brian Tracy
Fin qui quanto scritto da Brian. A questo punto è necessario che ti dica che la parola priorità è una parola che si coniuga “solo” al singolare quindi non esistono più priorità bensì delle cose che vanno fatte prima di altre, la priorità è una sola, devi farla per prima, solo allora la nuova priorità è la seconda cosa importante da fare.
Se ogni giorno ti fermi ad analizzare le cose importanti da fare per prime, cioè quelle che sono efficaci, allora avrai ottemperato al principio di Pareto ed avrai svolto le cose più importanti, cioè quelle proattive, quelle davvero utili. Il resto sarà quell’ottanta per cento che è necessario fare ma non indispensabile.
La cosa importante è che procrastini troppo perchè in questo modo le cose che il giorno prima non erano prioritarie lo potrebbero diventare il giorno successivo e quindi…vai in affanno! Non riesci a concludere tutto, inizia lo stress e non sei più lucido.
Fermati ogni giorno, all’inizio della tua giornata, qualche minuto ad analizzare le priorità…poi datti da fare!
Antonio Finocchi
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